Personat që tregtojnë mallra strategjike ose ofrojnë shërbime të ndërlidhura janë të detyruar që:
- ta arkivojnë dokumentacionin e mëposhtëm për të paktën tridhjetë (30) vjet pas përfundimit të transaksioneve me mallra strategjike:
- përshkrimi teknik i mallrave dhe shërbimeve cili mundëson klasifikimi e mallrave në Listat Shtetërore të Mallrave të Kontrolluara Strategjike në përputhje me Ligjin për tregtinë me mallra strategjike, me nomenklaturën e tarifave doganore dhe klasifikimin e Organizatës së Kombeve të Bashkuara për mallrat e rrezikshme;
- Sasia e mallrave në njësi përkatëse matëse dhe pesha neto e mallrave
- Emri i plotë dhe adresa e eksportuesit, importuesit, personit që kryen transitin, trans-ngarkimin, ri-eksportuesit ose ri-transferuesit jashtë territorial dhe ofruesit të shërbimeve të ndërlidhura dhe informatat përkatëse nga regjistri i tregtarëve të mallrave strategjike kur kjo është e mundur
- Emri i plotë dhe adresa e shitësit apo pranuesit të mallrave
- emri i plotë dhe adresa e përdoruesit të fundit të mallrave
- Përshkrimi i shërbimeve të ndërlidhura, emri i plotë dhe adresa e pranuesit(ve) dhe palëve tjera të shërbimeve të ndërlidhura, kur është e mundur
- Çdo korrespondencë biznesi, e-mail, dhe regjistrime audio-video lidhur me transaksionet që përfshijnë mallra strategjike
- Porositë, faturat, kontratat, fletëngarkesat, flet-dërgesat, listat e ngarkimit dhe dokumentacion tjetër që lidhet me transaksionet që përfshijnë mallra strategjike
- Çdo dokumentacion tjetër të përcaktuar nga Ministria varësisht nga rasti konkret
- Në bazë të kërkesës së Ministrisë apo organit tjetër mbikëqyrës, t’ia ofrojnë dokumentacionin e tillë zyrtarit të Ministrisë ose organit tjetër mbikëqyrës
- Respektoni kushtet mbi të cilat është lëshuar licenca dhe njoftojeni menjëherë Ministrinë për çdo ndryshim që ka ndodhur në ndonjë transaksion të kontrolluar
- Me shkrim njoftojeni Ministrinë për çdo ndryshim përkitazi me përdoruesin e fundit apo për palën tjetër në eksport, import, transit, trans-ngarkim, ri-eksport jashtë territorial dhe ri-transferim të mallrave strategjike ose ofrim të shërbimeve të ndërlidhura brenda dhjetë (10) ditëve nga dita ndryshimit
- Njoftojeni Ministrinë për eksportin, importin, tranzitin, trans-ngarkimin, rieksportin ose ri-transferimin jashtë-territorial, ose ofrimin e shërbimeve të ndërlidhura, brenda 7 ditëve nga finalizimi i transaksionit dhe dorëzojeni dokumentacionin në bazë të së cilit është finalizuar
- Me kërkesë të Ministrisë, sigurojeni vërtetimin e dorëzimit dhe pranimit të mallrave
- Në dokumentacionin e rëndësishëm komercial që ka të bëjë me transferimin vendor të mallrave strategjike të prodhuara në Republikën e Kosovës, tregoni qartë se këto mallra i nënshtrohen kontrollit kur ato eksportohen nga Republika e Kosovës; ky dokumentacion përmban në veçanti kontratat e shitjes, vërtetimin e porosisë, faturat, apo flet-dërgesën;
- Kthejeni çdo licencë të përdorur në Ministri brenda shtatë (7) ditëve të realizimit të transaksionit përkatës
- Kthejeni çdo licencë të papërdorur ose certifikatë në Ministri brenda shtatë (7) ditëve nga dita e skadimit të licencës ose certifikatës
- Respektojini detyrimet tjera, afatet dhe kushtet të cilat janë pjesë e licencave të lëshuara nga Ministria në bazë të Ligjit për Tregtinë me Mallra Strategjike
Nëse nuk i përmbushni kushtet e licencës suaj, ajo mund të revokohet dhe mund të gjobiteni ose të ndërmerren veprime tjera penale kundër jush.