Ministarstvo trgovine i industrije je odgovorno za proveru ispunjenosti obaveza i uslova iz licenci i odredaba Zakona o trgovini strateškom robom, u saradnji sa drugim državnim organima. Ministarstvo nadgleda usklađenost lica pre, tokom i nakon izdavanja licence. Vodeći subjekat u Ministarstvu za posao nadzora licenciranja je Odsek za kontrolu trgovine strateškom robom (STGD).
Da bi se verifikovala saglasnost za licenciranje, STGD – u saradnji sa drugim organima – može:
- Zahtevati potrebne informacije od podnosilaca zahteva za dozvolu i nosilaca licence;
- Pregledati dokumente podnosioca zahteva i nosioca licence i poslovne prostorije, kao i samu robu;
- Tražiti od drugih državnih organa informacije neophodne za sprovođenje monitoringa;
- Tražiti pomoć od nadležnih organa drugih zemalja;
- Pratiti poštovanje licence i uslova licence, zahteva i obaveza;
- Pratiti krajnje korisnike robe.
Inspekcija usklađenosti
Inspekcija usaglašenosti je sastanak između kompanije koja je registrovana u Ministarstvu trgovine i industrije i članova međuagencijske komisije za kontrolu trgovine strateškom robom i STGD-a u cilju: procene internih politika, procedura, interne usaglašenosti kompanije i prakse, uz pružanje korektivnih smernica, donošenje odluka o izvršnim radnjama, po potrebi, i omogućavanje kompaniji da pruži povratne informacije o svojim iskustvima sa kontrolama strateške trgovine i da postavlja pitanja regulatornim službama.
STGD je vodeće telo u organizaciji inspekcija. Pregled se može obaviti telefonom ili lično. Može se odigravati rutinski, na osnovu analize rizika, ili pak na zahtev kompanije. Može se najaviti unapred, ali se može obaviti i bez prethodne najave.
Kako se pripremate za inspekciju?
- STGD može pozvati nekoliko nedelja pre inspekcije da obavesti kompaniju i da zakaže posetu;
- STGD može da pruži kompaniji informacije o određenim temama o kojima će se raspravljati;
- Ako će se inspekcija obavljati na licu mesta, kompanija treba da organizuje neophodnu logistiku radi olakšavanja posete;
- Inspekcijski tim može se sastojati od više službenika STGD i Komisije.
Inspekcijski tim može zatražiti da kompanija pripremi listu svih trgovinskih aktivnosti koje obuhvataju kontrolisane artikle od prethodne inspekcije, zatim da prikupi odgovarajuću prateću dokumentaciju za svaku transakciju i da omogući inspekcijskom timu obilazak poslovnih prostorija.
Inspekcijski tim će možda želeti da tokom inspekcije razgovara o sledećem:
- Generalni pogled na kompaniju;
- Primenjivost kontrola strateške trgovine u odnosu na poslovanje kompanije;
- Dokumentacija: kako se nalozi za izvoz, uvoz i drugi nalozi primaju, obrađuju i popunjavaju i kako se vodi evidencija;
- Procedure: kako kompanija osigurava da proizvodi i aktivnosti budu pravilno licencirani;
- Kako kompanija rešava sumnjive upite/naloge;
- Slanje;
- Brokerske i druge posredničke aktivnosti;
- Kontrole tehnologije;
- Poslovni pregovori pre ugovaranja i izvoza/uvoza.
Ako inspekcijski tim otkrije slučaj manje neusklađenosti:
- STGD može poslati pismo upozorenja kojim se identifikuju neophodne korektivne akcije, uz očekivani vremenski rok za poboljšanje;
- STGD će organizovati ponovnu posetu kompaniji na datum koji bude naveden u pismu upozorenja;
- Ako inspekcijski tim tokom ponovnog razmatranja utvrdi da je neusklađenost otklonjena, onda dodatne radnje neće biti potrebne;
- Ako je preduzeće još uvek neusaglašeno, STGD će poslati pismo o obustavljanju korišćenja licenci za određeni vremenski period uz zakazivanje druge posete kako bi se utvrdilo da li je usklađenost uspostavljena i da li suspenzija licence može biti ukinuta.
Međutim, u slučaju ozbiljnije neusklađenosti, STGD i Komisija mogu odlučiti da suspenduju ili opozovu dozvolu ili da proslede slučaj za formalnu administrativnu ili krivičnu istragu.
Pisma upozorenja
Pismo upozorenja je pismo koje STGD šalje pravnom ili fizičkom licu i koje sadrži zahtev da ta stranka prestane sa ponašanjem koje predstavlja prekršaj, da ispravi ponašanje i preduzme sve neophodne radnje za ublažavanje bilo kakve štete.
STGD može izabrati da izda upozorenje kao reakciju na bilo koje zapažanje ili informaciju o nepoštovanju.
Pismo upozorenja može prethoditi ili služiti kao alternativa formalnoj istrazi.
Ako pomenuto ponašanje ne prestane ili se ne preduzmu korektivne radnje, onda je primerena formalna administrativna ili krivična istraga.