Ministria e Tregtisë dhe Industrisë është përgjegjëse për verifikimin e përmbushjes së detyrimeve, termave dhe kushteve të licencave dhe dispozitave të Ligjit për Tregtinë e Mallrave Strategjike, në bashkëpunim me organet tjera shtetërore. Ministria mbikëqyrë pajtueshmërinë e personave para, gjatë dhe pas lëshimit të licencës. Subjekti kryesor në kuadër të Ministrisë për mbikëqyrjen e licencimit është Departamenti për Kontrollin e Tregtisë në Mallrat Strategjike (DKTMS).
Për ta verifikuar përputhjen e licencave DKTMS – (në bashkëpunim me organet tjera – mund të:
- Kërkojë informata të nevojshme nga parashtruesi i kërkesës për licencë dhe bartësit të licencës
- Inspektojë dokumentet dhe lokalet afariste, si dhe vetë mallrat e parashtruesit të kërkesës për licencë dhe bartësit të licencës
- Kërkojë informata nga organet tjera qeveritare të nevojshme për zbatimin e monitorimit
- Kërkojë ndihmë nga autoritetet kompetente të shteteve tjera
- Kontrollojë pajtueshmërinë e bartësit të licencës me afatet, kushtet dhe detyrimet e licencës
- Mbikëqyrë përdoruesit e fundit të mallrave.
Inspektimi i pajtueshmërisë
Inspektimi i përputhshmërisë është takim midis kompanisë që është e regjistruar në Ministrinë e Tregtisë dhe Industrisë dhe anëtarëve të Komisionit Ndërinstitucional për Kontrollin e Tregtisë me Mallra Strategjike dhe DKTMS me qëllim të: vlerësimit të politikave, procedurave dhe praktikave brendshme të pajtueshmërisë së kompanisë, duke ofruar udhëzime korrigjuese, duke marrë vendime për veprimet e zbatimit, sipas nevojës, dhe duke ia mundësuar kompanisë që të jep reagime për përvojat e saj me kontrollet e tregtisë strategjike dhe t’i bëjë pyetje zyrtarëve rregullatorë.
DKTMS është organi kryesor në organizimin e inspektimeve. Inspektimi mund të bëhet me telefon ose në person. Mund të ndodhë në baza rutinore, në bazë të analizës së rrezikut, ose me kërkesë të kompanisë. Mund të paralajmërohet, por mund të kryhet edhe pa paralajmërim.
Si përgatiteni për inspektim?
- DKTMS mund ta telefonojë disa javë përpara inspektimit që ta njoftojë kompaninë dhe ta planifikojë vizitën.
- DKTMS mund t’i ofrojë kompanisë informata për tema specifike për diskutim.
- Nëse inspektimi bëhet në lokacion, kompania duhet ta organizojë logjistikën e nevojshme për vizitë.
- Ekipi i inspektimit mund të përbëhet nga zyrtarë të shumtë nga DKTMS dhe Komisioni.
Ekipi i inspektimit mund të kërkojë që kompania ta përgatitë një listë të të gjitha veprimtarive tregtare që i përfshijnë artikujt e kontrolluar që nga inspektimi i fundit, ta grumbullojë dokumentacion mbështetës përkatës për çdo transaksion dhe ta lejojë një vizitë në ambientet afariste për ekipin e inspektimit.
Ekipi i inspektimit mund t’i diskutojë të mëposhtmet gjatë inspektimit:
- Pasqyra e kompanisë
- Aplikueshmëria e kontrolleve të tregtisë strategjike në operacionet afariste të kompanisë
- Dokumentacioni: si merren, përpunohen dhe mbushen urdhrat për eksport, import, dhe urdhrat tjerë, dhe si mirëmbahen regjistrat;
- Procedurat: si kompania siguron se produktet dhe aktivitetet janë të licencuara siç duhet
- Si kompania merret me çështjet/porositë e dyshimta
- Transporti
- Brokerimi dhe aktivitetet tjera ndërmjetësuese
- Kontrollet e teknologjisë
- Negociatat afariste para kontraktimit dhe eksportit/importit
Nëse ekipi i inspektimit zbulon ndonjë rast të papajtueshmërisë së vogël:
- DKTMS mund të dërgojë një letër paralajmëruese për identifikimin e veprimeve të nevojshme korrigjuese dhe afatin kohor për korrigjim.
- DKTMS e organizon vizitën e sërishme në kompani në datën e treguar në letrën paralajmëruese.
- Nëse ekipi i inspektimit gjen gjatë rivizitimit se papajtueshmëria është korrigjuar, atëherë nuk do të ketë nevojë për veprime të mëtejshme.
- Nëse kompania ende nuk është në pajtueshmëri, atëherë DKTMS do ta dërgojë një shkresë me të cilën e pezullon përdorimin e licencave për një periudhë të caktuar kohore dhe e planifikon një vizitë tjetër për të përcaktuar nëse pajtueshmëria është restauruar dhe nëse mund të hiqet pezullimi i licencës.
Megjithatë, në rast të papajtueshmërisë më të rëndë, DKTMS dhe Komisioni mund t’i pezullojë ose revokojë licencat ose ta dërgojnë rastin për hetime formale administrative ose penale.
Letrat paralajmëruese
Letra paralajmëruese është një shkresë e lëshuar nga DKTMS një personi juridik ose fizik që përmban një kërkesë që pala ta ndërpresë sjelljen që përbën shkelje, ta korrigjojë sjelljen dhe t’i marrë të gjitha masat e nevojshme për ta zbutur çdo dëm që është shkaktuar si rezultat i saj.
DKTMS mund ta dërgojë një letër paralajmëruese në përgjigje të vëzhgimit ose njoftimit për papajtueshmëri.
Letra paralajmëruese mund t’i paraprijë ose të shërbejë si alternativë për hetim formal.
Nëse sjellja nuk ndalet ose nuk merren masa përmirësuese, atëherë pason hetimi formal administrativ ose penal.