Lica koja trguju strateškom robom ili pružaju srodne usluge su obavezna:
- Arhivirati sledeću dokumentaciju najmanje trideset (30) godina nakon završetka transakcija sa strateškom robom:
- Tehnički opis robe koji omogućava klasifikaciju robe u Nacionalnim kontrolnim listama, na osnovu odredaba Zakona o trgovini strateškom robom, nomenklature carinske tarife, i klasifikacije Ujedinjenih nacija za opasne robe, ako je primenjivo;
- Količina robe u odgovarajućim jedinicama za merenje i neto težina robe;
- Puno ime i adresa izvoznika, uvoznika, tranzitnog lica, lica koja vrše prevoz, ekstra-teritorijalnog ponovnog izvoznika ili ponovnog prenosioca, ili pružaoca srodnih usluga, kao i odgovarajuće informacije iz Registra strateških trgovaca, ako je primenjivo;
- Puno ime i adresa prodavca ili primaoca robe;
- Puno ime i adresa krajnjeg korisnika robe;
- Opis povezanih usluga i puno ime i adresa primaoca i ostalih strana u srodnim uslugama, ako je primenjivo;
- Bilo kakva poslovna korespondencija, e-mailovi i audio-video snimci vezani za transakcije koje obuhvataju stratešku robu;
- Nalozi, računi, ugovori, beleške o porudžbini, dostavnice, spiskovi za utovar i druga dokumentacija u vezi sa transakcijama koje obuhvataju stratešku robu;
- Bilo koja druga dokumentacija koju odredi Ministarstvo, a koju će Ministarstvo identifikovati od slučaja do slučaja.
- Dostaviti takvu dokumentaciju službeniku ministarstva ili drugog nadzornog tela, na zahtev ministarstva ili drugog nadzornog tela;
- Poštovati uslove pod kojima je licenca izdata i odmah obavestiti Ministarstvo o svakoj promeni koja je nastala u kontrolisanoj transakciji;
- Obavestiti Ministarstvo u pisanoj formi o svakoj promeni koja se odnosi na krajnjeg korisnika ili na drugu stranu u izvozu, uvozu, tranzitu, pretovaru, ekstra-teritorijalnom ponovnom izvozu ili ponovnom transferu ili pružanju povezanih usluga, u roku od deset (10) dana od datuma promene
- U roku od sedam (7) dana nakon završetka transakcije, pismeno obavestiti Ministarstvo o završenom izvozu, uvozu, tranzitu, pretovaru, ekstra-teritorijalnom ponovnom izvozu ili ponovnom prenosu, ili pružanju srodnih usluga, i dostaviti dokumentaciju na osnovu koje je transakcija završena;
- Na zahtev Ministarstva obezbediti potvrdu o isporuci i prijemu robe;
- Jasno navesti u relevantnim komercijalnim dokumentima koji se odnose na domaće transfere strateških roba proizvedenih na Kosovu da se ta roba kontroliše ako se izvozi sa Kosova; relevantni komercijalni dokumenti uključuju, naročito, svaki kupoprodajni ugovor, potvrdu narudžbine, fakturu ili otpremnicu;
- Vraćanje bilo koje korišćene licence Ministarstvu u roku od sedam (7) dana od završetka transakcije;
- Vraćanje neiskorišćene licence Ministarstvu u roku od sedam (7) dana od isteka licence ili sertifikata;
- Poštovanje drugih obaveza i uslova koji su deo licenci izdatih od strane Ministarstva na osnovu Zakona o trgovini strateškim robama.
Ako se ne pridržavate uslova vaše licence, ona može biti opozvana i možete biti kažnjeni novčanom kaznom ili drugim krivičnim sankcijama.